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Rund um GoBD

Das Entscheidende gleich vorneweg:

Mit unTill® sind Sie auf der sicheren Seite!

Und damit Sie wissen „warum?“, haben wir hier die wichtigsten und interessantesten Fakten „Rund um GoBD“ für Sie aufgeführt:

Was bedeutet GoBD?

GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Diese Grundsätze regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Zudem enthalten diese Grundsätze Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht und sind seit 1. Januar 2015 gültig. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ab.
Den GobD unterliegen generell sämtliche Kassenbücher – egal, ob sie mit Registrierkassen oder auf andere Art und Weise elektronisch geführt bzw. aufgezeichnet werden. Elektronische Registrierkassen gelten gemäß §147 Abs.6AO als Bestandteil des Datenverarbeitungssystems. Daten, die mittels Registrierkasse gespeichert und verarbeitet werden, unterliegen den Vorschriften der GoBD.

Außerdem werden ab dem 01.Januar 2017 für die Benutzung von Registrierkassen neue Pflichten gelten:

  • Ab diesem Datum dürfen nur noch rechtssichere elektronische Registrierkassen bzw. Kassensysteme eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und diese mindestens 10 Jahre aufbewahren können.
  • Analoge, alte Kassen dürfen nicht mehr verwendet werden. Wenn das Kassensystem diese neuen Anforderungen nicht erfüllen kann, so muss es ausgetauscht werden.
  • Soweit ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Hier wird jedoch vorausgesetzt, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Steueranpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Welchen Zweck haben die GoBD?

Die Einführung der GoBD soll die Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle im Falle von Betriebsprüfungen standardisieren und für die Prüfer vereinfachen. Dabei sind die GoBD grundsätzlich erstmalig seit dem Veranlagungszeitraum 2015 anzuwenden.

Wer ist betroffen?

Von den GoBD sind sämtliche Unternehmensbereiche mit einer elektronischen Registrierkasse, PC-Kasse oder Ähnlichem betroffen, in denen betriebliche Abläufe durch DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und in denen ein Datenverarbeitungssystem zur Erfüllung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird. Dazu gehören nicht nur alle Hauptsysteme, sondern auch alle Neben- und Vorsysteme sowie Schnittstellen zwischen den einzelnen DV-Systemen und hier insbesondere die elektronischen Kassensysteme als Vorsysteme der Hauptbuchhaltung.

Was bedeutet das für Sie als Unternehmer?

In den meisten Fällen werden voraussichtlich elektronische Registrierkassen im Einsatz sein. Diese von Ihnen eingesetzten Registrierkassen werden dazu verwendet, um bei allen baren und unbaren Geschäften die Einnahmen zu verbuchen. Die ausgegebenen Belege zählen bisher anschließend für Sie als Unterlagen für Ihre Kassenführung (Kassenbücher) und unterliegen somit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.

Schon jetzt sollten Sie aber – noch rechtzeitig vor dem 01. Januar 2017 – prüfen, ob Ihr bisher eingesetztes Kassensystem die Anforderungen des Bundesfinanzministeriums (BMF) erfüllt und Sie ein GoBD konformes Kassensystem verwenden.

Planen Sie eine Neuanschaffung eines Kassensystems noch in 2016, so sind die ab 2017 geltenden Anforderungen bereits dabei zu berücksichtigen.

An dieser Stelle möchten wir Sie auf einen wichtiger Hinweis aufmerksam machen: in Deutschland gibt es keine Verpflichtung, eine Registrierkasse zu führen – allerdings kann es sein, dass Ihr Betrieb als Risikobetrieb eingestuft wird, sofern Sie keine elektronische Kasse haben.

Welche neuen Anforderungen gelten nun hierbei an die Registrierkassen bzw. an die eingesetzte Kassensoftware?

Registrierkassen bzw. deren Kassensoftware müssen in der Lage sein, direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung zu erstellen. Dabei dürfen Daten nach Tagesabschluss nicht veränderbar sein. Stornierungen und nachträgliche Änderungen (wie z.B. Rechnungswiederaufruf oder Retouren) müssen im System lückenlos nachvollziehbar sein und vom System protokolliert werden. (=revisionssicher/Zeitstempel).

Der Einsatzort und die Einsatzzeiträume einer elektronischen Kasse müssen ebenfalls protokolliert werden. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Kassen zum Einsatz kommen, damit klar ersichtlich ist, wann jeweils mit welchem Gerät die Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden.

Die wichtigsten Informationen, die bereitgestellt werden müssen, hier im Überblick:

  • Z-Berichte zum Nachweis der Tagessumme
  • Entnahmen
  • Retouren
  • Stornobuchungen
  • Unterschiedliche Bezahlmöglichkeiten wie Bargeld, Scheck oder Kreditkarten
  • Darstellung von Einzelpositionen
  • Auswertungen nach Tagesabschluss
  • Name des Betriebs
  • Datum und Uhrzeit des Ausdrucks
  • Brutto-Tageseinahmen nach verschiedenen Steuersätzen getrennt
  • Fortlaufende, automatische Nummerierung
  • Stornierung und Löschhinweise für Tagesspeicher

Dabei gilt: Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der mit der Registrierkasse erzeugten Rechnung müssen unveränderbar und vollständig mit einer Frist von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Steuerlich relevante Daten sind bei der Registrierkasse insbesondere

  • Z-Berichte
  • Originalbelege
  • Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
  • Kassenzugehörige Dokumente
  • Protokolle über Trainingsspeicherdaten oder die Einrichtung von Personal
  • Interne Einweisungen zur Programmierung der Kasse

Welche Dokumente müssen außerdem jederzeit abrufbar gespeichert und bereitgehalten werden?

  • Die Bedienungsanleitung und das Handbuch zur Programmierung
  • Aufgezeichnete Programmabrufe nach jeder Änderung
  • Zusätzliche Anweisungen zur Kassenprogrammierung
  • Einrichtungsprotokolle über Kellner-, Verkäufer- und Trainingsspeicher

Was bedeutet das, wenn Ihr System diese Anforderungen nicht erfüllt?

  • Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Geräts nicht oder nicht dauerhaft möglich, müssen diese Daten unveränderbar maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Unveränderbar bedeutet dabei, dass die verwendete Software revisionssicher sein muss. Eine einfache Excel-Tabelle wäre damit nicht ausreichend.
  • Die alleinige Aufbewahrung generierter Bons in Papierform ist nicht ausreichend
  • Eine Verdichtung der Daten und eine Aufbewahrung ausschließlich in gedruckter Form sind unzulässig.
  • Außerdem könnten bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder drohen oder gar die Verwerfung und eine Schätzung der Buchführung.

Mit unTill® sind Sie auf der sicheren Seite!

Ihr Vorteil mit unTill® gegenüber vielen bestehenden Kassensystemen:
unTill® erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang!

Ein wichtiger Hinweis:
Die hier angegeben Ausführungen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und erfolgen ohne Gewähr und Gewährleistungsanspruch.
Sie stellen lediglich eine unverbindliche Information dar. Im Bedarfsfall empfehlen wir Ihnen, sich mit einem Steuerberater in Verbindung zu setzen.
Für ausführliche Informationen verweisen wir gerne auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014: Download…

sowie auf den Kassenerlass gemäß dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010: Download…